Activity Mapping

Activity Mapping – Mappatura attività

L’Activity Mapping ovvero la mappatura delle attività svolte in un’Organizzazione (azienda, ente no profit, etc.) è una operazione essenziale da effettuare ogni volta che si voglia effettuare un intervento di cambiamento organizzativo oppure si voglia nuovamente certificare il corretto svolgimento di processi e procedure.

I benefici ottenibili dalla mappatura delle attività sono i seguenti:
– Comprendere il flusso di lavoro di un processo e identificare eventuali aree di miglioramento
– Identificare le attività a valore aggiunto e non a valore valore aggiunto eliminando o automatizzando queste ultime
– Migliorare l’efficienza e l’efficacia dei processi riducendo i tempi ed i costi di esecuzione.
Alcuni esempi di attività da mantenere sotto controllo con la loro mappatura:
– Acquisizione di nuovi clienti
– Sviluppo di nuovi prodotti
– Produzione di beni e servizi
– Spedizione di prodotti e servizi
– Assistenza clienti
– Gestione amministrativa e gestione documentale
– Gestione dei pagamenti e recupero dei crediti.

In assenza di interventi profondi, la mappatura delle attività  ha i seguenti obiettivi:
1.- disegnare il layout dei processi aziendali
2.- rilevare le mansioni dei soggetti che partecipano alle attività
3.- certificare che l’organigramma delle risorse umane, il mansionario e l’assegnazione delle responsabilità corrispondano al risultato della mappatura delle attività
4.- revisionare il “si é sempre fatto così” che può non corrispondere alle attuali capacità inespresse delle Risorse Umane e alle opportunità offerte dalla tecnologia
5.- individuare aree di attività che non producono valore aggiunto, che sono ridondanti e rappresentano dunque un costo eliminabile o riducibile.

Mappatura attività – Adeguato assetto organizzativo

In sintesi nei casi sopra riportati la mappatura delle attività consente di disegnare lo stato attuale che viene denominato “as is” (come è) cioè quello che si è al momento della rilevazione.
Questo obiettivo è diventato cogente alla luce della variazione dell’articolo 2086 del Codice Civile che prevede che “L’imprenditore, che operi in forma societaria o collettiva, ha il dovere di istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa”.

Mappatura attività – Cambiamento organizzativo

Diverso è il caso di necessità della mappatura delle attività quando l’obiettivo è il cambiamento per rendere l’Organizzazione più rispondente alle esigenze di mercato, basti pensare a:
– la digitalizzazione dei processi, per rendere i processi più rapidi, efficienti, meno costosi
l’implementazione di un software ERP per racchiudere tutti i processi in un unico software che ne assista l’esecuzione in modo sicuro, rapido ed efficace
– l’implementazione di un software CRM per mantenere in un unico ambiente tutte le operazioni che si riferiscono ai lead, alla loro trasformazione in clienti e all’assistenza nelle fasi di vendita, post vendita, gestione di nuovi prodotti e servizi, budget di fatturato negli anni a venire
– l’inserimento di KPI o di OKR per la corretta misurazione delle performance dell’Organizzazione
– la conformità alla Privacy by Design riguardo alla gestione dei dati personali.
In questi casi al layout “as is” viene successivamente affiancato il layout “to be” ovvero come sarà l’Organizzazione dopo l’intervento del progetto di cambiamento.

Activity Mapping – L’app in cloud sostituisce le interviste

Per ottenere rapidamente il primo risultato e cioè il layout dei processi “as is” dell’organizzazione occorre procedere alle interviste delle persone che sono interessate al settore assoggettato ad analisi.
È un’operazione che può vedere impegnati Direzione, Responsabile delle Risorse Umane, Consulenti e via via tutti i Dipendenti con dispendio di energie che va a detrimento della produttività.

Per ridurre drasticamente il tempo occorrente, è ora disponibile l’applicazione cloud Activity Mapping che permette ad ogni Dipendente, in modo autonomo e veloce, di descrivere le proprie attività e raccogliere le informazioni che sono necessarie per disegnare o verificare il layout di processo.

L’app infatti consente di:
– identificare fornitori e clienti interni o esterni cui si riferiscono le attività svolte
– descrivere in sintesi il contenuto delle attività
– indicare il tempo dedicato alle principali attività (percezione)
– indicare se vengono generati documenti analogici e/o digitali, allegandoli
– effettuare una rapida valutazione sulla linearità del processo
– proporre suggerimenti di ottimizzazione

La gestione è affidata a un Responsabile dell’Organizzazione che può condividere le informazioni con altro soggetti (Consulenti esterni, Direzione, etc)
La registrazione delle informazioni è sempre disponibile, non contestabile, priva di fraintesi, con riduzione rilevante di errori, catalogata, memorizzata per la comparazione nel tempo.

  1. Conformità Legale Efficiente: Con Activity Mapping, puoi ottemperare rapidamente agli obblighi normativi, garantendo un adeguato assetto organizzativo.
  2. Vicinanza alla Digital Transformation: Questa app non solo aiuta a soddisfare gli obblighi legali ma, allo stesso tempo, induce a riflettere su innovazione e miglioramento delle performance aziendali ottenibili con la digital transformation.

Dalla Mappatura delle Attività all’Eccellenza in Digitale

La mappatura delle attività aziendali è fondamentale per conformarsi agli obblighi del Codice Civile (articolo 2086) e per migliorare le prestazioni aziendali.
Ma come possiamo farlo in modo rapido, ottenendo al contempo maggiore flessibilità e resilienza nell’era della digital transformation?

La risposta è semplice: Activity Mapping!

Benefici principali

  • Efficienza: Riduci il tempo e gli sforzi necessari per la mappatura delle attività.
  • Flessibilità: Verifica i possibili miglioramenti per adeguarti alle mutevoli esigenze del mercato.
  • Resilienza: Prepara l’azienda per affrontare con successo le sfide future.
  • Conformità Normativa: Garantisci una gestione organizzativa adeguata in modo semplice ed efficace.

Funzionigramma o mansionario già esistente? Verifica o aggiorna con Activity Mapping

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L’applicazione è in modalità cloud il cui costo è rappresentato dal canone annuo determinato dal numero dei dipendenti che la utilizzano.
Condizioni generali di vendita.

Fino a 15 Utenti Fino a 50 Utenti Fino a 100 Utenti Fino a 250 Utenti Oltre 250 Utenti
    Euro 750,00    Euro 1.400,00     Euro 2.300,00      Euro 3.900,00     Euro 5.500,00

Con l’utilizzo contemporaneo dell’applicazione “Il Serbatoio delle Idee” viene applicata una riduzione del 12% . E’ possibile richiedere un numero diverso di utenti nelle due applicazioni.
Mappatura attività – Funzionalità per i Dipendenti>>>>>