Activity Mapping – Mappatura attività

L’Activity Mapping ovvero la mappatura delle attività svolte in un’Organizzazione (azienda, ente no profit, etc.) è una operazione essenziale da effettuare ogni volta che si voglia effettuare un intervento di cambiamento organizzativo oppure si voglia nuovamente certificare il corretto svolgimento di processi e procedure.

I benefici ottenibili dalla mappatura delle attività sono i seguenti:
– Comprendere il flusso di lavoro di un processo e identificare eventuali aree di miglioramento
– Identificare le attività a valore aggiunto e non a valore valore aggiunto eliminando o automatizzando queste ultime
– Migliorare l’efficienza e l’efficacia dei processi riducendo i tempi ed i costi di esecuzione.
Alcuni esempi di attività da mantenere sotto controllo con la loro mappatura:
– Acquisizione di nuovi clienti
– Sviluppo di nuovi prodotti
– Produzione di beni e servizi
– Spedizione di prodotti e servizi
– Assistenza clienti
– Gestione amministrativa e gestione documentale
– Gestione dei pagamenti e recupero dei crediti.

In assenza di interventi profondi, la mappatura delle attività  ha i seguenti obiettivi:
1.- disegnare il layout dei processi aziendali
2.- rilevare le mansioni dei soggetti che partecipano alle attività
3.- certificare che l’organigramma delle risorse umane, il mansionario e l’assegnazione delle responsabilità corrispondano al risultato della mappatura delle attività
4.- revisionare il “si é sempre fatto così” che può non corrispondere alle attuali capacità inespresse delle Risorse Umane e alle opportunità offerte dalla tecnologia
5.- individuare aree di attività che non producono valore aggiunto, che sono ridondanti e rappresentano dunque un costo eliminabile o riducibile.

Mappatura attività – Adeguato assetto organizzativo

In sintesi nei casi sopra riportati la mappatura delle attività consente di disegnare lo stato attuale che viene denominato “as is” (come è) cioè quello che si è al momento della rilevazione.
Questo obiettivo è diventato cogente alla luce della variazione dell’articolo 2086 del Codice Civile che prevede che “L’imprenditore, che operi in forma societaria o collettiva, ha il dovere di istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa”.

Mappatura attività – Cambiamento organizzativo

Diverso è il caso di necessità della mappatura delle attività quando l’obiettivo è il cambiamento per rendere l’Organizzazione più rispondente alle esigenze di mercato, basti pensare a:
– la digitalizzazione dei processi, per rendere i processi più rapidi, efficienti, meno costosi
– l’implementazione di un software ERP per racchiudere tutti i processi in un unico software che ne assista l’esecuzione in modo sicuro, rapido ed efficace
– l’implementazione di un software CRM per mantenere in un unico ambiente tutte le operazioni che si riferiscono ai lead, alla loro trasformazione in clienti e all’assistenza nelle fasi di vendita, post vendita, gestione di nuovi prodotti e servizi, budget di fatturato negli anni a venire
– l’inserimento di KPI o di OKR per la corretta misurazione delle performance dell’Organizzazione
– la conformità alla Privacy by Design riguardo alla gestione dei dati personali.
In questi casi al layout “as is” viene successivamente affiancato il layout “to be” ovvero come sarà l’Organizzazione dopo l’intervento del progetto di cambiamento.

Activity Mapping – L’app in cloud sostituisce le interviste

Per ottenere rapidamente il primo risultato e cioè il layout dei processi “as is” dell’organizzazione occorre procedere alle interviste delle persone che sono interessate al settore assoggettato ad analisi.
È un’operazione che può vedere impegnati Direzione, Responsabile delle Risorse Umane, Consulenti e via via tutti i Dipendenti con dispendio di energie che va a detrimento della produttività.

Per ridurre drasticamente il tempo occorrente, è ora disponibile l’applicazione cloud Activity Mapping che permette ad ogni Dipendente, in modo autonomo e veloce, di descrivere le proprie attività e raccogliere le informazioni che sono necessarie per disegnare o verificare il layout di processo.

L’app infatti consente di:
– identificare fornitori e clienti interni o esterni cui si riferiscono le attività svolte
– descrivere in sintesi il contenuto delle attività
– indicare il tempo dedicato alle principali attività (percezione)
– indicare se vengono generati documenti analogici e/o digitali, allegandoli
– effettuare una rapida valutazione sulla linearità del processo
– proporre suggerimenti di ottimizzazione

La gestione è affidata a un Responsabile dell’Organizzazione che può condividere le informazioni con altro soggetti (Consulenti esterni, Direzione, etc)
La registrazione delle informazioni è sempre disponibile, non contestabile, priva di fraintesi, con riduzione rilevante di errori, catalogata, memorizzata per la comparazione nel tempo.

Ordina Activity Mapping

L’applicazione è in modalità cloud il cui costo è rappresentato dal canone annuo determinato dal numero dei dipendenti che la utilizzano.
Condizioni generali di vendita.

Con l’utilizzo contemporaneo dell’applicazione “Il Serbatoio delle Idee” viene applicata una riduzione del 12% . E’ possibile richiedere un numero diverso di utenti nelle due applicazioni.
Mappatura attività – Funzionalità per i Dipendenti>>>>>

Le considerazioni dell’intelligenza artificiale su mappatura attività dipendenti

Considerazioni di Gemini (AI Google) – 11/03/2024

La mappatura delle attività dei dipendenti è un processo fondamentale per la gestione efficace delle risorse umane in un’azienda. Essa consiste nella creazione di una rappresentazione visiva e strutturata delle attività svolte dai dipendenti all’interno dell’organizzazione.

Perché è importante?

Esistono diversi motivi per cui la mappatura delle attività dei dipendenti è un processo importante:

• Migliora l’efficienza: Permette di identificare i duplicati di lavoro, i colli di bottiglia e le aree di inefficienza, consentendo di ottimizzare i processi e aumentare la produttività.
• Migliora la comunicazione: Fornisce una visione comune del lavoro svolto all’interno dell’azienda, facilitando la comunicazione tra i diversi reparti e team.
• Migliora la pianificazione delle risorse umane: Permette di identificare le competenze e le conoscenze necessarie per svolgere le diverse attività, facilitando la pianificazione della formazione e dello sviluppo dei dipendenti.
• Migliora la motivazione dei dipendenti: Rende i dipendenti consapevoli del loro ruolo e del loro contributo all’azienda, aumentando la loro motivazione e il loro senso di appartenenza.

Come si esegue la mappatura delle attività dei dipendenti?

Esistono diversi modi per eseguire la mappatura delle attività dei dipendenti. Ecco alcuni dei più comuni:

• Interviste ai dipendenti: Si tratta di intervistare i dipendenti per raccogliere informazioni sulle loro attività quotidiane.
• Analisi dei documenti: Si tratta di analizzare i documenti aziendali, come le descrizioni dei lavori, i manuali di procedura e i report di attività.
• Osservazione diretta: Si tratta di osservare direttamente i dipendenti mentre svolgono il loro lavoro.
• Software per la mappatura dei processi: Esistono software specifici che possono essere utilizzati per mappare le attività dei dipendenti.

Quali sono i vantaggi della mappatura delle attività dei dipendenti?

I vantaggi della mappatura delle attività dei dipendenti sono molteplici:

• Migliore efficienza: Come già detto, la mappatura delle attività può aiutare a identificare e ottimizzare i processi, con conseguente aumento della produttività.
• Migliore comunicazione: La mappatura delle attività può facilitare la comunicazione tra i diversi reparti e team, favorendo la collaborazione e il lavoro di squadra.
• Migliore pianificazione delle risorse umane: La mappatura delle attività può aiutare a identificare le competenze e le conoscenze necessarie per svolgere le diverse attività, facilitando la pianificazione della formazione e dello sviluppo dei dipendenti.
• Migliore motivazione dei dipendenti: La mappatura delle attività può rendere i dipendenti consapevoli del loro ruolo e del loro contributo all’azienda, aumentando la loro motivazione e il loro senso di appartenenza.
• Migliore decision making: La mappatura delle attività può fornire ai manager dati concreti su cui basare le loro decisioni.

Quali sono le sfide della mappatura delle attività dei dipendenti?

Esistono anche alcune sfide associate alla mappatura delle attività dei dipendenti:

• Tempo e risorse: La mappatura delle attività può richiedere tempo e risorse significative.
• Comprensione del processo: Può essere difficile ottenere una comprensione completa di tutte le attività svolte all’interno dell’azienda.
• Cambiamento organizzativo: La mappatura delle attività può portare a cambiamenti nei processi e nelle procedure aziendali, che possono incontrare resistenza da parte dei dipendenti.

Conclusione

La mappatura delle attività dei dipendenti è un processo importante per la gestione efficace delle risorse umane in un’azienda. Nonostante le sfide, i vantaggi della mappatura delle attività sono molteplici e possono portare a un miglioramento significativo dell’efficienza, della comunicazione, della pianificazione delle risorse umane e della motivazione dei dipendenti.

Considerazioni di Copilot (AI Microsoft) – 11/03/2024

La mappatura delle attività dei dipendenti è un processo importante all’interno delle organizzazioni. Consiste nel visualizzare e comprendere i flussi di lavoro e le responsabilità dei dipendenti. Ecco alcune informazioni utili sulla mappatura delle attività dei dipendenti:

1. Cos’è la mappatura delle attività dei dipendenti? La mappatura delle attività dei dipendenti è una tecnica che aiuta a organizzare visivamente i processi e le attività all’interno di un’azienda. Si tratta di creare una rappresentazione visiva, come un diagramma di flusso o una mappa di processo, per illustrare come funzionano le attività e i compiti specifici. Questo permette ai membri del team di comprendere facilmente i processi senza lunghe spiegazioni verbali.
2. Come creare una mappa di processo per le attività dei dipendenti:
• Identifica il processo: Inizia individuando quale processo o attività desideri mappare. Può essere un processo che deve essere migliorato, un nuovo processo da presentare al team o un processo complesso che genera spesso domande da parte dei dipendenti.
• Elenca le attività: Documenta tutte le attività richieste per completare il processo. Non importa l’ordine in questa fase.
• Organizza le attività: Organizza le attività in un ordine logico, collegandole tra loro. Questo ti aiuterà a visualizzare il flusso di lavoro.
• Crea la mappa di processo: Puoi realizzare la mappa di processo su carta o utilizzando software e modelli di gestione del flusso di lavoro. Rappresenta le attività in modo chiaro e conciso.
3. Vantaggi della mappatura delle attività dei dipendenti:
• Miglioramento dei processi: Identifica inefficienze e aree di miglioramento.
• Formazione dei nuovi assunti: Aiuta i nuovi dipendenti a comprendere i processi aziendali.
• Comunicazione efficace: Semplifica la comunicazione tra i membri del team.
• Documentazione dei processi: Crea una base per la documentazione dei processi.
4. Utilità della mappatura delle attività dei dipendenti:
• Analisi dei processi: Per comprendere meglio come funzionano le attività.
• Integrazione dei processi: Quando si devono coordinare responsabilità tra più membri del team.
• Miglioramento dei processi: Per apportare modifiche e ottimizzazioni.

La mappatura delle attività dei dipendenti è uno strumento prezioso per migliorare l’efficienza e la comprensione all’interno dell’organizzazione.